Ce documente îi trimiți contabilului în fiecare lună

Cele mai multe întârzieri la declarații nu vin din calcule, ci din documente care ajung prea târziu sau nu ajung deloc. Mai jos este lista pe care o dau fiecărui client nou. Dacă o ai la îndemână, închiderea lunii devine o formalitate.

Până când

Îți cer documentele lunii până pe data de 10 a lunii următoare. Declarațiile lunare se depun, în general, până pe 25, iar zilele dintre cele două date sunt timpul în care verific, înregistrez și te întreb ce nu e clar.

Ce trimiți

Facturile emise. Toate, inclusiv cele stornate. Dacă emiți din program, de obicei pot primi acces direct și nu mai trebuie să le trimiți tu.

Facturile primite. Cele de la furnizorii din țară ajung în Spațiul Privat Virtual prin e-Factura și le descarc eu, pe baza împuternicirii. Facturile din străinătate, abonamentele plătite cu cardul și bonurile nu trec prin sistem, așa că pe acestea le trimiți tu.

Extrasele de cont. Pentru fiecare cont, inclusiv cele în valută și cardurile firmei. Extrasul este documentul după care verific plățile și încasările, deci fără el luna nu se poate închide.

Documentele de casă. Dacă încasezi numerar: registrul de casă, chitanțele și rapoartele Z de la casa de marcat.

Ce s-a schimbat la personal. Angajări, plecări, concedii medicale și de odihnă, ore suplimentare, prime. Pentru salarii am nevoie de ele mai devreme, înainte de data la care plătești salariile.

Contractele noi. Închirieri, leasing, împrumuturi, contracte care schimbă felul în care lucrezi. Un contract de leasing, de exemplu, se înregistrează altfel decât o simplă factură.

Deconturile. Deplasări, cheltuieli plătite din banii tăi pentru firmă, avansuri de trezorerie, cu documentele justificative atașate.

Ce faci când lipsește un document

Îmi spui. O factură se poate cere din nou furnizorului, un extras se descarcă din internet banking. Ce nu se repară ușor este o cheltuială fără document justificativ: la un control nu este recunoscută.

Cum trimiți

Cum ți-e mai simplu: un folder comun, email sau o aplicație de scanare. Contează să fie complet și să ajungă la timp. Clienții care trimit documentele pe măsură ce le primesc, nu toate odată la sfârșitul lunii, au cele mai puține surprize.